業務効率化に必要なステップ～業務を見直し何をすればいいの!?

2018/08/23

業務効率化に必要なステップ～業務を見直し何をすればいいの!?

営業企画部岡島です。今年も厳しい猛暑が続いた夏。皆さんは夏休みを満喫されましたか？「日本人は働きすぎ」とよく言われますが、労働時間も世界的に多いと思いきや意外にも世界ランキング22位。（OECD 2017統計）ただ、この意外に低い理由は、日本の年間休日がわりと多いことや、サービス残業にも起因しているとも言われています。

有給休暇取得率、2年連続で日本最下位！

これが有給休暇の取得となると、日本は有給消化率50%未満と2年連続堂々のワースト1位！（厚生労働省調査 2016-2017）お隣の韓国 67％を下回り、先進国の中で最低の取得率のようです。理由は、 1位「緊急時のために取っておく」 2位「人手不足」 3位「職場の同僚が休んでいないから」 1位と3位は何とも日本人らしい。さすが保険大国、貯金大国、ついでにマスク大国ですね。⊂□⊃ 最近も、「有休チャンス」などという某飲料自販機会社支店のニュースが話題になりましたが、そんな呆れたメールを送る人の資質の問題なのか、それをユーモアとしてしまう程休暇が取りにくい環境だったのかは不明ですが、おそらく誰もが、そんなクイズを考えている暇があったら生産性をあげること考えようよ、だと思います。

有給チャンスより、業務効率チャレンジ！

さて、そんな世界の話や働き方改革については、政府の方にお任せして、2位の「人手不足」改善のために企業がやるべきこと。「業務効率」について考えてみます。

photo credit:PhotoAc 以前の弊社ブログで、業務効率化の目的「業務時間の削減」のために、必要な5つのことをご紹介しました。（詳しくはこちら）

業務効率化に必要な5つのこと

1. 現状把握（時間計測） 2. 効率化の対象整理（業務フロー） 3. 手段の検討（人的リソースの投入、業務改善、外部委託、システム化） 4. 効率化推進の部署もしくは担当者の決定 5. 実施評価（再計測）この「人手不足」改善のため、今回は「3.手段の検討」にフォーカスをあてて考えてみます。まずは業務の見直しを行い、企業内で人的リソースを再配置できればベストなので、下記のステップを行なっていただくことをご提案したいと思います。その先にさらなる問題がある場合は、外部に委託やシステム導入を検討することになります。

業務を見直しシステム作りへの手順

顧客と以心伝心でない限り!? 形式や仕様の統一は重要

例えば、「受発注」という業務において、顧客からの発注が電話やメールやFaxから届き、商品名を書く人もいれば製品番号の人、数量の単位も個数やロット数など、このようにバラバラに送られてきたらどうでしょう？日頃から顧客と意思疎通をしている営業さんならともかく、それ以外の人が受けた場合は、発注ミスが多発するか、確認のやり取りの時間が費やされたり、納期遅れに繋がるはずです。業務効率化の目的は「エラーをなくすこと」でもあります。担当者しか分からない属人化されている業務があれば、システム化することが重要です。が、ここでいうシステム化とは、ITに限ったことではありません。ある情報を入力し、指示もしくは結果を出すために、「インプットするデータの形式や仕様を統一し、誰がやっても同じ結果となるシステムづくり」が大前提です。

属人的な業務を標準化～ルールや手順をマニュアル作成

まずは、業務の流れを可視化するために、ルールや手順が書かれたマニュアルを作成します。動作レベルまで詳しく解説し、誰でも業務を処理することが可能を目指します。

①業務全体の概要と説明を入れる 業務の手順だけでなく、業務全体のフロー、目的、関係先などを記載 ②業務上のポイントや注意事項も盛り込む 必要に応じて動作の画像を使いわかりやすく説明し、システムのURLなども記載。 ③チェックリストを作成 正しく運用が行われているか、チェックがいつ行われたかも記載。 ④実際に第三者にやってもらう マニュアル通りに実施してみて、わかりずらい部分を修正。運用変更が発生したら、改変履歴も残しておく。

さいごに

業務効率化を考える上で、業務の見直しを行い手順をマニュアル化する作業は重要です。前任者から引き継いだ業務で、スキトラ時間の制約などもあり、例えそれが非効率と感じても結局そのままの流れを継続しているなんていう業務もあるかと思います。ご自身が抱えてしまっている業務の中で、今すぐ見直しが必要なものからはじめてみては如何でしょうか。また、さらなる「業務効率化」の過程で、システム導入やアウトソーシングのご検討が必要な時は、ぜひ弊社にもお声掛けください。